Varför man har behov av extern kompetens vid affärssystemsprojekt

Vid större projekt inom digitalisering, IT eller affärssystem finns tre råd att följa:

• Välj ett system som stödjer er verksamhet
• Välj en partner som har erfarenhet av er bransch
• Ta in extern projektkompetens

 

Varför ska man ta in extern kompetens

Det finns tre huvudsakliga anledningar:

• Den kompetens som krävs för att leda och genomföra ett affärsystemsprojekt eller större digitaliseringsprojekt finns inte alltid i den egna organisationen eller kan den behöva kompletteras med kompetens specifik för det område man vill implementera.
• En extern resurs med rätt erfarenhet kan vägleda kunden genom projektet för att undvika de fallgropar som är vanliga i den här typen av projekt. Något som kan spara mycket tid pengar och frustration.
• Bristande beställarkompetens hos kunden är ofta ett problem i större IT- eller affärsystemsprojekt vilket leder till osäkerhet kring vad leverantören ska leverera och vad kunden förväntas ansvara för på sin sida. Här kan en extern resurs som en erfaren projektledare bidra med sin kompetens och erfarenhet för ökad tydlighet internt och externt före och under projektet. Frågor som hur skall systemförvaltning hanteras, ska driften hanteras internt eller outsourcas till en extern leverantör måste adresseras tidigt i ett projekt.

Andra fördelar:

• De externa resurser som tas in för att genomföra ett specifikt projekt medför erfarenheter från liknande projekt som kan vara till stor nytta för företaget
• Det finns en stor fördel för dynamiken i projektet att ha en intern projektledare hos kunden och en projektledare för leverantören som styr projektet utifrån olika perspektiv. Leverantörens projektledare styr leverantörens åtaganden och resurser under projektgenomförandet medan kundens projektledare styr de interna aktiviteterna och resurserna genom att leda kundens organisation genom projektet och ansvara för att driva förändringsledningen. Här får den interna projektledaren ett större moment i förändringsledningen med fokus på kundens processer och organisation.
• En extern resurs som har till uppgift att leda ett projekt eller driva en förändring får oftast en större effekt än en intern resurs eftersom denne är dedikerad endast till detta projekt och inte har andra uppdrag inom organisationen

 

När ska man ta in extern kompetens

Många kunder inser att man behöver förstärka sin egen organisation med externa resurser för att kunna hantera ett större projekt på ett effektivt sätt men många ser behovet sent i projektet. Det är t.ex. vanligt att man vid affärssystemsprojekt börjar med att utvärdera en lösning genom att kontakta en leverantör och begära in en systemdemo och en offert. Därefter påbörjas vanligtvis en analysfas hos kunden för att definiera verksamhetens behov av systemstöd. När man kommit så här långt och börjar diskutera projektgenomförande kommer frågor om projektorganisation och projektledning upp och i detta läge överväger många att ta in extern kompetens för dessa områden.

Vår rekommendation är att ta in externa resurser tidigt i projektet för att hjälpa till att skapa rätt förutsättningar för ett lyckat projekt. I vår erfarenhet har externa resurser mycket att tillföra genom att tillse att man går in i projektet med rätt förväntningar, rätt målsättning samt att man på kundsidan får hjälp med systemval, upphandling och projektplanering. Om externa resurser kommer in i ett senare stadium i projektet så är det svårare att bidra i dessa frågeställningar.