Varför går affärssystemsprojekt fel?

Vi har den senaste tiden arbetat med flera kunder som upplevt stora problem med sina affärssystemsprojekt. Alltifrån att man är missnöjd med den systemlösning som man fått levererad till att systemet inte alls levererar det verksamhetsstöd som utlovats. Många kunder upplever att affärssystemsprojektet blev större, dyrare och tagit mer tid än vad man förväntat sig. Alla bolag är olika men de flesta problem som uppstår i affärsystemsprojekt har samma grundorsaker.

Vad går fel

Upphandling

Systemval: Det är vanligt med bister i denna fråga. Det är viktig att hitta rätt system för företagets storlek och den bransch bolaget verkar i
Leverantörsval: Leverantören som väljs ska ha rätt kompetens och branschkunskap för att kunna leverera en lösning som motsvarar verksamhetens behov
Avtal: Det är viktigt att upphandla systemet och implementationen på ett bra sätt där ett avtal reglerar förutsättningarna. Går projektet fel ska avtalet specificera vad som gäller.

Genomförande

Tydlig beställning. Det är viktigt att kunden är en tydlig beställare och att det finns en tydlig motpart på kundsidan som kan styra vilka krav och förändringar som ska genomföras under projektets gång. För detta krävs både verksamhetskunskap och viss systemkunskap.
Resurser: För att säkerställa att det nya affärssystemet motsvarar verksamhetens behov krävs stora insatser på kundsidan för processgenomgångar, grunddatastruktur och inte minst tester. Detta kräver mycket resurser vilket ofta underskattas och leder till förseningar, hög belastning på den interna organisationen och ökade kostnader.
Projektledning: Kunden behöver en tydlig intern projektledning för att driva projektet, ansvara för den interna projektgruppen, planering, tester samt löpande uppföljning av leveranser och kvalitet. Här briser det ofta och kunden förlitar sig enbart på leverantörens kompetens.
Det är avgörande för projektets framgång att man har en aktiv och engagerad styrgrupp som följer upp och agerar på projektets framdrift. Här kommer krävas beslut som inte bara rör projektet utan som även kan påverka verksamhetens strategi, affärsplan och inte minst organisation vilket även behöver hanteras i ledningsgruppen.
Förändringsledning: Att bara uppgradera befintligt affärssystem utan att ta tillvara det nya systemets möjligheter att effektivisera och digitalisera interna processer är att inte ta vara på den investering företaget gör. Här är det kritiskt att det finns kompetens för att driva den interna förändringsledningen.
Styrning och uppföljning: Kundens styrgruppsmedlemmar och projektledning har ett stort ansvar i att hantera de frågeställningar som kommer upp under projektet som t.ex. processförändringar, organisationsförändringar men även att bedöma och validera de leveranser som sker under projektet. Ofta behöver man ta in extern kompetens för att säkerställa behovet på kundsidan.

Hur ska man undvika problem

Det är viktigt att skapa rätt förutsättningar för projektet redan från början.

Sätt upp tydliga verksamhetsmål för vad man ska uppnå med projektet
Kommunicera tydligt i organisationen
Ta upphandling och systemval på allvar. Ta in extern kompetens för den här delen om det krävas.
Teckna ett avtal som tydligt specificerar vad som ska levereras, hur det ska levereras och på vilka premisser (ansvar, garantier etc).
Förbered projektet i god tid och ta höjd för de resurser som kommer krävas internt.
Säkerställ att det finns en aktiv och engagerad styrgrupp samt att arbetet i styrgruppen sker regelbundet och strukturerat.
Tillsätt rätt kompetens för projektledning.
Var tydlig i beställningen till leverantören. Undvik att utvidga projektets omfattning och säkerställ att verksamheten kan ta till sig systemlösningen.
Det behövs resurser på kundsidan för att driva förändringsledning och effektivisering. Finns inte dessa resurser internt, ta in extern hjälp. En extern resurs som har till uppgift att leda ett projekt eller driva en förändring får oftast en större effekt än en intern resurs eftersom denne är dedikerad endast till detta projekt och inte har andra uppdrag inom organisationen
Följ upp löpande under projektet i projektledning och styrgrupp. Säkerställ att uppställda mål och leveranser uppfylls innan man går vidare till nästa milstolpe. Agera på fel och brister i tid.

Att fundera på

Affärssystemsprojekt är komplexa och påverkar ofta verksamheten mer än kunden tagit höjd för. Många gånger initieras ett affärsystemprojekt i syfte att uppgradera befintligt system. När man senare inser detta var en större förändring än en teknisk uppgradering och att projektet får en stor påverkan på hela verksamheten och tar mer resurser i anspråk än man inte förväntat sig så uppstår ofta problem.

Ta höjd för ett affärsystemsprojekt och säkerställ att det finns rätt förutsättningar eller avvakta tills ni är redo. Ta in extern hjälp tidigt för att säkerställa att det finns rätt förutsättningar för ett lyckat projekt och att undvika de vanligaste misstagen. Avsätt tid till förberedelser inför projektstart.

Ett lyckat affärssystemsprojekt kommer ge stora fördelar i form av effektiviseringar och förbättrade möjligheter att möta ökade behov av digitalisering. Ett misslyckat projekt leder till stora påfrestningar på verksamheten och stora kostnader.